Первые шаги для начала работы в системе Облик SaaS

Первые шаги для начала работы в системе Облик SaaS

Если Вы решили вести учет хозяйственной деятельности своего учреждения в онлайн системе Облик SaaS, то Вам необходимо выполнить ряд шагов в следующей последовательности:

  1. Зарегистрироваться в системе Облик SaaS :
  • Зайти на главную страницу сайта Облик SaaS и нажать кнопку "Начать работу".
  • Заполнить поля в форме регистрации и нажать кнопку "Начать работу".
  • Ввести электронный адрес в форме настройки безопасности и нажать кнопку "Сохранить" - на электронный адрес будет выслано письмо для подтверждения. Подтверждение электронного адреса не обязательно, но рекомендовано, как инструмент для восстановления доступа в случае, если был забыт логин или пароль.

Подробнее о регистрации администратора можно прочитать в статье справки Регистрация Администратора.

  1. Создать в системе запись об учреждении, учет которого будет вестись в Облик SaaS - форма создания учреждения и выбора конфигурации будет открыта Администратору сразу после завершения регистрации. На форме необходимо:
  • Ввести краткое наименование учреждения - является идентификатором учреждения в интерфейсе системы.
  • Выбрать конфигурацию.
  • Нажать кнопку "Сохранить" - в системе будет создана база под учреждение с введенным названием и выбранной конфигурации, а также будет выполнен автоматический переход в интерфейс рабочего места Главного бухгалтера. Базовая настройка уже имеет предзаполненными часть справочников, классификаторов и констант актуальных под текущее состояние законодательства.
  1. Далее необходимо выполнить инициализацию учреждения - создать самый первый документ Инициализация данных учреждения [60]. Новые документы необходимо создавать из журнала документов Инициализации, открыть который можно в меню "Бухгалтерия / Ввод начальных остатков". В журнале необходимо нажать кнопку "Создать..." и в открывшемся документе ввести официальные реквизиты учреждения а также основные реквизиты по работе с Казначейством и бюджетной отчетности - реквизиты, которые будут отображаться в первичных документах регистрации операций и регламентированных отчетах.

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести".

  1. Ввести данные о своих расчетных счетах в Казначействе и если такие имеются в коммерческих банках в справочнике 'Расчетные счета' - справочник находится в меню "Банк и касса / Справочники". В справочник необходимо внести данные обо всех расчетных счетах, указав:
  • Название (используется для идентификации счета во внутренних документах системы).
  • Валюту счета.
  • МФО банка.
  • Название банка.
  • Номер расчетного счета.

После заполнения формы запись необходимо сохранить - нажать кнопку "Добавить".

  1. Заполнить справочник 'Номенклатура' данными о ТМЦ, ОС, приобретаемых и реализуемых услугах и работах - справочник находится в меню "Закупки / Справочники". В справочнике необходимо выбрать нужную папку (ветку в древовидной структуре слева), и нажать кнопку "Добавить..." в табличной части справа для создания новой записи справочника, в которой внести данные:
  • Тип ТМЦ (от этого зависит, на каком балансовом счете будет учитываться данная ТМЦ).
  • Артикул (уникальный идентификатор ТМЦ).
  • Название.
  • При необходимости заполнить прочие поля формы.

После заполнения формы запись необходимо сохранить - нажать кнопку "Добавить". Подробнее о работе со справочником 'Номенклатура' можно прочитать в статье справки Работа со справочниками.

  1. Заполнить справочник 'Контрагенты' данными о юридических и физических лицах, с которыми осуществляет взаимодействие учреждения - справочник находится в меню "Бухгалтерия / Справочники". В справочнике необходимо нажать кнопку "Добавить..." для создания новой записи справочника, в которой внести данные:
  • Код (уникальный идентификатор Контрагента).
  • Название.
  • При необходимости заполнить прочие поля формы.

После заполнения формы запись необходимо сохранить - нажать кнопку "Добавить". Подробнее о работе со справочником 'Контрагенты' можно прочитать в статье справки Работа со справочниками.

  1. Далее необходимо завести Лицевые карточки [460] работающих в учреждении сотрудников. Новые документы необходимо создавать из журнала Лицевых карточек, который расположен в меню "Кадры и ЗП / Кадры". В журнале необходимо нажать кнопку "Создать..." и в открывшемся документе заполнить все необходимые данные о сотруднике, в том числе:
  • ФИО сотрудника.
  • ИНН.
  • При необходимости заполнить прочие поля документа.

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести". В систему необходимо ввести Лицевые карточки всех сотрудников. Подробнее о работе с документом можно прочитать в статье справки Лицевая карточка сотрудника [460].

  1. После того, как в системе заведены Лицевые карточки всех сотрудников, необходимо оформить Приказы о приеме на работу [461] с актуальными на текущий момент данными (должность, заработная плата, график работы, прочее). Новые документы Приказов необходимо создавать на основании Лицевых карточек из журнала Лицевых карточек (Кадры и ЗП / Кадры). В журнале необходимо выделить Лицевую карточку сотрудника, нажать кнопку "Создать дочерний документ..." и в модальной форме выбрать документ "Приказ о приеме на работу". В новом открывшемся документе Приказа необходимо ввести актуальные данные о работе сотрудника:
  • Дата вступления в силу приказа (дата приема на работу) - в табличной части "Назначение".
  • Подразделение - в табличной части "Назначение".
  • Должность - в табличной части "Назначение".
  • Категория - в табличной части "Назначение".
  • Характер приема - в табличной части "Назначение".
  • Фактический график работы - в табличной части "Назначение".
  • Вид оплаты - в блоке "Данные по оплате".
  • Категория затрат - в блоке "Данные по оплате".
  • Сумма оклада - в блоке "Данные по оплате".
  • График оклада (график, который оплачивается указанным окладом согласно штатному расписанию может отличаться от фактического графика приема - подробнее в статье справки Оформление сотрудника на неполный рабочий день) - в блоке "Данные по оплате".
  • Банк (если выплата ЗП выполняется на карточный счет сотрудника) - в блоке "Данные по оплате".
  • Перечислять на р/с (если выплата ЗП выполняется на карточный счет сотрудника) - в блоке "Данные по оплате".

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести". В систему необходимо ввести приказы о приеме для всех сотрудников предприятия. Подробнее о работе с документом можно прочитать в статье справки Приказ о приеме на работу [461].

  1. Следующим шагом является ввод данных об Основных Средствах и Нематериальных Активах, используемых на данный момент в учреждении, в Инвентарные карточки [370]. Инвентарные карточки создаются из журнала, который расположен в меню "Активы / Активы". В журнале необходимо нажать кнопку "Создать..." и в открывшемся документе заполнить все необходимые данные об активе, в том числе:
  • Материальная ценность - выбор ТМЦ из справочника 'Номенклатура'.
  • Инвентарный номер - номер учета актива; инвентарный номер должен быть присвоен каждому необоротному активу учреждения.
  • Наименование - название актива, которое будет использоваться в документах и отчетах приложения.
  • Вид - вид актива (ОС, НА, МНМА);
  • Другие атрибуты инвентарной карточки. При использовании линейного метода, обязательно ввести срок полезного использования (СПИ)

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести". В систему необходимо ввести Инвентарные карточки для всех необоротных активов предприятия. Подробнее о работе с документом можно прочитать в статье справки Инвентарная карточка [370].

  1. Для каждого необоротного актива на основании Инвентарных карточек необходимо оформить Акт ввода ОС [373]. Новые документы Актов ввода в эксплуатацию необходимо создавать на основании Инвентарных карточек из журнала Инвентарных карточек (Активы / Активы). В журнале необходимо выделить Инвентарную карточку актива, нажать кнопку "Создать дочерний документ..." и в модальном окне выбрать документ "Акт ввода ОС". В новом открывшемся документе Акта необходимо ввести актуальные данные об активе:
  • Операция - выбрать "Инициализация баланса".
  • Дата ввода - ввести дату, когда актив был введен в эксплуатацию согласно учету, который велся до настоящего момента (например, в другой учетной системе) - это необходимо для корректного продолжения учета амортизации актива.
  • Входящий износ - может быть значение износа актива на текущую дату (в таком случае при вводе остатков на счета учета амортизации сумму остатка необходимо уменьшить на указанную в документе ввода - если значение не вводится в текущем документе, то остатки для счета учета амортизации уменьшать не надо).
  • Счет ввода - установить балансовый счет учета, на который зачисляется актив.
  • Счет списания - балансовый счет учета, с которого выполняется списание при вводе актива в эксплуатацию.
  • МОЛ - материально-ответственное лицо, на которое зачисляется актив.

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести". В систему необходимо ввести Акты ввода для всех необоротных активов, используемых учреждением. Подробнее о работе с документом можно прочитать в статье справки Акт ввода ОС [373].

  1. Ввести начальные остатки на счета без аналитического учета - документом Ввод остатков для счетов без аналитики [0], который необходимо создать из журнала "Ввод остатков для счетов без аналитики", расположенного в меню "Бухгалтерия / Ввод начальных остатков". Счета без аналитического учета выбираются в табличной части документа и вводятся такие данные:
  • Тип сальдо.
  • Валюта учета.
  • Сумма остатка.

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести". Подробнее о работе с документом можно прочитать в статье справки Ввод остатков для счетов без аналитики [0].

  1. Ввести начальные остатки на счета с аналитическим учетом (но без количественного учета) - документами Ввод остатков для счета с аналитикой [1]. Для каждого счета с аналитическим учетом необходимо создавать отдельный документ в журнале "Ввод остатков для счета с аналитикой", расположенном в меню "Бухгалтерия / Ввод начальных остатков". Счет с аналитическим учетом выбирается в заголовке документа, а табличной части вводятся данные:
  • Аналитика.
  • Сумма.
  • Валюта.
  • Сумма в валюте - если учет ведется в отличной от базовой валюты.
  • Договор - если ведется учет по договору с контрагентом, указанным в ячейке "Аналитика".

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести". Подробнее о работе с документом можно прочитать в статье справки Ввод остатков для счета с аналитикой [1].

  1. Ввести начальные остатки на счета с количественным учетом - документом Ввод остатка по счету с количественным учетом [2]. Для каждого счета с количественным учетом необходимо создавать отдельный документ в журнале "Ввод остатка по счету с количественным учетом", расположенном в меню "Бухгалтерия / Ввод начальных остатков". Счет с количественным учетом выбирается в заголовке документа, а табличной части вводятся данные:
  • ТМЦ - выбор из справочника 'Номенклатура'.
  • Внебалансовый счет - выбор внебалансового счета учета (хранения) ТМЦ.
  • Количество хранимых ТМЦ.
  • Сумма - стоимость хранимых ТМЦ.

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести". Подробнее о работе с документом можно прочитать в статье справки Ввод остатка по счету с количественным учетом [2].


Данные контрагентов, ТМЦ, Основных средств и остатков на счетах можно также импортировать с помощью Excel-файла, заполненного по определенному шаблону - такая операция выполняется документом Ручной импорт данных из CSV [62], в котором можно скачать файл-шаблон для заполнения. Заполненный файл необходимо импортировать в тот же документ. Подробнее об импорте данных из внешних систем описано в статье Миграция из других учетных систем с использованием файлов CSV.

Таким образом, после выполнения всех перечисленных шагов, будет завершена инициализация данных учреждения и остатков на счетах, и в система будет готова к регистрации и учету хозяйственной деятельности.

Статья добавлена/обновлена 17.11.2017